Arbeitsabläufe gestalten

Bedeutung einer optimalen Gestaltung von Arbeitsabläufen

Gelingt es einer Organisation, die zu erledigenden Aufgaben für ihre Mitarbeiter optimal zu gestalten, steigt die Motivation der Mitarbeiter. Sie erbringen eine höhere Arbeitsleistung, sind wesentlich zufriedener und schließlich sinken auch die Fehlzeiten.

Um diese positiven Effekte zu erreichen, müssen die Aufgaben dem individuellen Niveau angepasst werden und abwechslungsreich gestaltet sein. Im Idealfall kann der Arbeitnehmer auf das Ausmaß der Abwechslung Einfluss nehmen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Ganzheitlichkeit von Aufgaben. Haben Mitarbeiter das Gefühl, für einen ganzen abgeschlossenen Prozess verantwortlich zu sein, nehmen sie diese Aufgabe als sehr wichtig wahr und können sich besser damit identifizieren. Wie viel Bedeutung ein Arbeitnehmer seiner Aufgabe jedoch beimisst, ist von seiner subjektiven Einschätzung abhängig. So können auch niedrig qualifizierte Arbeiten als wichtig betrachtet und mit entsprechendem Engagement angegangen werden.

Hat ein Mitarbeiter darüber hinaus viele Freiräume und die Möglichkeit, sich selbst zu organisieren sowie zwischen verschiedenen Wegen zu wählen, steigt mit der höheren Verantwortung auch die Motivation. Diese wird noch einmal verstärkt, indem die Mitarbeiter zeitnah ein Feedback über das Ausmaß der Zielerreichung erhalten. Durch eine entsprechende Rückmeldung sehen sie, ob die Arbeit gut war und können ihre Leistung steigern.

(Vgl. Anke Garricks u. a., Sozialwirtschaft und Recht für Berufliche Oberschulen in Bayern – Ausbildungsrichtung Sozialwesen, Braunschweig 2017, S. 263 f.)

Job Rotation

Job Rotation ist ein systematischer Arbeitsplatz- und Aufgabenwechsel mit dem Ziel der Entfaltung und Vertiefung der Fachkenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter. Im Fokus stehen sowohl die Vermeidung von Monotonie als auch die Förderung von Nachwuchsführungskräften.

Im Rahmen der Job Rotation tauschen Mitarbeiter in definierten zeitlichen Abständen den Arbeitsplatz mit ihren Kollegen und übernehmen deren Arbeit für einen begrenzten Zeitraum. Dieser Wechsel erfolgt meist auf der gleichen Hierarchieebene und im gleichen Tätigkeitsbereich. Die Verweildauer hängt unter anderem von der Komplexität der neuen Arbeit und der Qualifikation des Mitarbeiters ab. Die potentiellen Einsatzgebiete der Arbeitnehmer werden erweitert, wodurch die Flexibilität auch für das Unternehmen steigt.

Beispiel

Im Pflegedienst eines Reha-Zentrums sind im Rahmen der Bereichspflege pro Station Patienten mit sehr unterschiedlicher Pflegeintensität zu betreuen Entsprechend sind die physischen und psychischen Belastungen für die Mitarbeiter auf den Stationen unterschiedlich hoch. Diese Belastungen können durch einen regelmäßigen Wechsel der Pflegedienstmitarbieter zwischen den Pflegebereichen reduziert werden. Entlastungsphasen wechseln sich so mit Phasen hoher Arbeitsbelastung ab.

Job Enlargement

Den Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter ursprünglich ausgeübt hat, werden zusätzliche, gleichartige Arbeitsaufgaben angegliedert, die ihnen bisher vor- oder nachgelagert waren. Ziel ist es, den Tätigkeitsspielraum eines Arbeitnehmers zu erweitern, um Monotonie und eine zu starke Spezialisierung zu verhindern. Ein Arbeitnehmer soll durch Job Enlargement dazu befähigt werden, Querschnittsaufgaben zu übernehmen und flexibel einsetzbar zu sein. Job Enlargement ist im Hinblick auf Umfang, Schwierigkeitsgrad und Zeitrahmen anpassungsfähig und kann flexibel eingesetzt werden.

Das Konzept der  Aufgabenvergrößerung führt nicht zwangsläufig zu einer Aufga­ben­veränderung im Hinblick auf die Erweiterung von Entscheidungs- und Kontrollaufga­ben. Aus diesem Grund sind nicht alle Gestaltungs-maßnahmen, die auf Arbeitsvergrößerung abzielen moti­vations­erhöhend. Dennoch kann mit ihrer Hilfe die Eintönigkeit teilweise vermindert und so eine bessere Arbeitssituation erreicht werden. Daher haben Maß­nah­men der Arbeitsvergrößerung durchaus ihre Berech­tigung im Zusammenhang mit der Hu­ma­nisierung der Arbeitswelt.

Beispiel

In Pflegeheimen wird Job Enlargement durch die Aufgabe der Funktionspflege zugunsten der Bezugspflege erreicht, in der ein Mitarbeiter umfangreiche Betreuung und Pflege für eine begrenzte Anzahl an Bewohnern leistet, statt für eine Vielzahl von Bewohnern eng abgegrenzte Pflegeleistungen zu erbringen.

Job Enrichment

Die Arbeitsanreicherung löst – im unteren Bereich der Befehlshierarchie – die traditionelle Tren­nung von dispositiven und ausführenden Tätigkeiten in Ansätzen auf. Das unter­schei­det den Ansatz des Job-Enrichment von den bisher beschriebenen horizontalen Ar­ten der Aufgabenvergrößerung. Die Vergrößerung des Entscheidungs- und Kontrollspiel­raums ist aber Grund­vor­aus­setzung, um eine Form der Arbeitsgestaltung als Job-En­rich­ment zu bezeichnen (verti­kale Erweiterung). Der ausgeweitete Spielraum im dispositiven Be­reich gewinnt immer mehr an Be­deu­tung, je mehr die Veränderung der Arbeitsge­stal­tung auch auf eine Ganzheitlichkeit einer Aufgabe abzielt.

Voraussetzung für ein erfolgreiches Job Enrichment ist, sich an den Kompetenzen des betroffenen Arbeitnehmers zu orientieren. Dieser sollte außerdem über entsprechende Maßnahmen weitergebildet werden, um künftig in der Lage zu sein, eigenverantwortlicher zu handeln (Höherqualifikation).

Beispiel

Der Mitarbeiter übernimmt als Wohnbereichsleiter in einem Pflegeheim Aufgaben von der vorgesetzten Pflegedienstleitung, z. B. in Form der Steuerung eines Budgets für Aushilfskräfte.